Aide & documentation

Le tableau de bord est votre point de départ chaque matin. Pour l’équipe, il affiche les chiffres clés de l’écurie (chevaux, cours de la semaine, cavaliers), les cours du jour, les alertes (soins en retard, factures impayées, adhésions qui expirent) et les notes récentes de l’équipe. Pour les propriétaires et cavaliers, il montre leurs prochains cours, leurs chevaux, leurs factures à payer et le solde de leurs cartes.

Comment s’en servir

• Consultez les alertes en premier : chaque alerte est cliquable et mène directement à l’élément concerné.
• La section « Aujourd’hui » liste les cours du jour dans l’ordre chronologique — cliquez sur « Planning » pour la vue complète.
• Les notes récentes s’affichent en bas ; ouvrez la page Notes pour les marquer faites ou les épingler.

Le planning centralise toute l’activité de l’écurie : cours collectifs et particuliers, sorties pension, rendez-vous vétérinaire/maréchal, concours et stages. Vous pouvez gérer plusieurs plannings en parallèle (ex. planning habituel + planning vacances), chacun activable ou non pour les réservations en ligne. Les conflits (cheval déjà pris, moniteur occupé, cheval indisponible, dépassement d’heures de travail, niveau insuffisant) sont détectés automatiquement à la création.

Comment s’en servir

• Créer un cours : cliquez-glissez sur un créneau du calendrier, ou utilisez le bouton « Nouveau cours ». Renseignez titre, type, moniteur, cheval, lieu, participants max.
• Récurrence : choisissez « hebdomadaire » ou « toutes les 2 semaines » avec une date de fin — jusqu’à 52 occurrences créées d’un coup.
• Modifier : cliquez sur un cours. Pour une série récurrente, choisissez « cette séance » ou « toute la série ».
• Dupliquer une semaine : bouton « Dupliquer » — copiez tous les cours d’une semaine vers une ou plusieurs semaines cibles, avec ou sans les inscrits.
• Vues : Semaine / Mois / Jour, ou par installation / par moniteur (colonnes par ressource).
• Exports : PDF ou PNG de la semaine affichée, à imprimer ou partager.

Après chaque cours, le pointage enregistre qui était présent. C’est lui qui déclenche la facturation : un cavalier pointé « présent » voit une séance décomptée de sa carte de cours, ou à défaut le cours ajouté à son panier. Un « absent » n’est pas débité. Une « annulation tardive » (moins de X heures avant, délai configurable) est débitée comme une présence.

Comment s’en servir

• Ouvrez le cours dans le planning, dépliez la section « Pointage », puis touchez le statut de chaque cavalier : Présent / Absent / Annulation tardive.
• Ou passez par la « Feuille du jour » pour pointer tous les cours de la journée d’affilée.
• Erreur de pointage ? Vous avez 7 jours pour corriger : le changement recrédite ou débite automatiquement la carte.

Messagerie intégrée pour éviter les SMS éparpillés. L’équipe peut écrire à tout le monde ; un propriétaire ne peut contacter que les gérants. Les messages non lus depuis plus de 4 heures déclenchent un email de rappel (un par jour maximum).

Comment s’en servir

• « Nouvelle conversation » → choisissez un ou plusieurs destinataires → écrivez.
• Une conversation à deux est automatiquement réutilisée si elle existe déjà.

Bloc-notes partagé de l’équipe : consignes, observations, rappels, petites choses à ne pas oublier (commander du foin, réparer une barrière, rappeler un client…). Une note peut être épinglée (elle reste en haut de l’onglet « À faire »), avoir une échéance, être assignée « Pour » un membre de l’équipe, et rattachée à un ou plusieurs chevaux, cavaliers ou propriétaires. Marquez-la « faite » pour l’envoyer dans l’Historique, ou rouvrez-la à tout moment. Les propriétaires et cavaliers ne voient jamais ces notes.

Comment s’en servir

• Créez une note depuis la page Notes (ou le bouton « + » flottant s’il est activé) ; cochez « épinglée » pour la garder en tête de liste.
• Cochez « faite » quand c’est terminé — la note bascule dans l’onglet Historique ; « Rouvrir » l’y ramène en un clic.
• Marquez-la favorite pour la protéger de la suppression automatique : au-delà de 50 notes traitées pour un admin (20 pour un moniteur), les plus anciennes non favorites sont supprimées.
• Rattachez-la à un cheval, un cavalier ou un propriétaire pour la retrouver sur sa fiche, ou assignez-la « Pour » un membre de l’équipe.
• Seul l’auteur (ou un admin) peut modifier ou supprimer une note.

Chaque cheval a sa fiche : race, robe, sexe, date de naissance, numéro SIRE, box, propriétaire, statut (cheval de club ou pension), niveau requis pour le monter et plafond d’heures de travail par jour. Les mouvements (entrée, sortie temporaire ou définitive, retour) et les indisponibilités (repos, blessure, traitement) sont historisés — un cheval indisponible est signalé dans le planning et bloque les assignations.

Comment s’en servir

• « Ajouter » depuis la page Chevaux : seul le nom est obligatoire, complétez le reste au fil de l’eau.
• Une sortie définitive archive le cheval (il disparaît des listes actives, filtre « Archivés » pour le retrouver).
• Les groupes de chevaux (ex. « Poneys club ») servent à filtrer le planning et la saisie groupée de soins.
• Un propriétaire voit uniquement ses propres chevaux, en lecture.

Chaque acte (vaccin, vermifuge, ferrure, dentiste, ostéopathe, vétérinaire) est enregistré sur la fiche du cheval avec sa date et son prochain rappel. Les délais par défaut sont pré-remplis (vaccin 12 mois, vermifuge 3 mois, ferrure 6 semaines, dentiste 12 mois) et personnalisables. Les rappels arrivent par email à J-14 et J-3, plus un récapitulatif hebdomadaire le lundi. Les soins en retard s’affichent sur le tableau de bord.

Comment s’en servir

• Sur la fiche du cheval, onglet Santé → « Ajouter un acte ».
• Pour vacciner ou vermifuger toute l’écurie d’un coup : page « Soins » — un acte, plusieurs chevaux, avec facturation optionnelle aux propriétaires (ligne ajoutée à leur panier).
• Le propriétaire du cheval voit l’historique santé en lecture sur son portail.

Chaque cheval peut avoir des plans d’alimentation (aliment, complément, médicament) avec dose, fréquence et période de validité. La « Fiche nourrissage » agrège tous les plans actifs de l’écurie en une seule page, box par box — à imprimer et afficher dans la sellerie pour l’équipe du matin.

Comment s’en servir

• Fiche du cheval → onglet Alimentation → ajoutez un plan avec dose et fréquence.
• Un plan avec date de fin passée disparaît automatiquement de la fiche nourrissage.

Déclarez vos installations (manège, carrière, rond de longe…) pour les affecter aux cours. Le planning détecte automatiquement les conflits : deux cours ne peuvent pas occuper la même installation au même moment. La vue « Par installation » du planning montre l’occupation colonne par colonne.

Comment s’en servir

• Page Installations → « Ajouter » : nom et type suffisent.
• Affectez l’installation au moment de créer le cours.

Le registre d’élevage est obligatoire pour tout détenteur d’équidés. HorsePlan le génère automatiquement à partir des mouvements et actes de santé saisis. Chaque mois est clôturé en PDF horodaté, conservé 5 ans minimum, avec un taux de complétude (SIRE, race, sexe, date de naissance renseignés). La clôture verrouille le mois : plus aucune modification des actes et mouvements de cette période.

Comment s’en servir

• Complétez les éléments manquants listés (n° SIRE, race…) avant de clôturer pour un meilleur taux.
• « Clôturer le mois » génère et archive le PDF ; le cron le fait automatiquement le 1er du mois si vous avez oublié.
• Téléchargez les PDF passés depuis l’historique.

Chaque cavalier a sa fiche : coordonnées, date de naissance, niveau Galop FFE (0 à 7) actuel et objectif, licence FFE, diplômes obtenus. Les moniteurs y ajoutent des notes pédagogiques après les cours ; valider un Galop depuis une note met à jour le niveau du cavalier. Le niveau sert aussi au contrôle d’accès des cours restreints (« Galop 3 minimum »).

Comment s’en servir

• « Nouveau cavalier » : prénom et nom suffisent, l’email est optionnel (un cavalier sans compte reste gérable).
• Import licences FFE : bouton « Licences CSV » — importez le fichier CSV exporté depuis le site FFE, les numéros sont rapprochés automatiquement par nom/prénom.
• Notes pédagogiques : sur la fiche du cavalier, ajoutez une note ; cochez « Galop validé » pour mettre à jour son niveau.
• Import en masse : Paramètres → Import de données (fichier Excel/CSV).

Les groupes (« Galop 1-2 mercredi », « Ados concours ») servent à restreindre l’inscription d’un cours à ses membres et à cibler les campagnes email. La présélection intelligente remplit un groupe par critères : tranche d’âge, fourchette de Galops, genre.

Comment s’en servir

• Page Cavaliers → « Groupes » → créez un groupe et cochez ses membres, ou utilisez les critères automatiques.
• Sur un cours, choisissez « Restreint au groupe » pour limiter les réservations.

Quand la réservation en ligne est activée, les cavaliers et propriétaires réservent eux-mêmes leurs places de cours collectifs depuis leur portail. S’ils ont une carte active, la réservation est immédiate (décompte au pointage) ; sinon un paiement en ligne leur est proposé. Cours complet ? Liste d’attente automatique : dès qu’une place se libère, le premier inscrit reçoit une offre par email, valable 4 heures.

Comment s’en servir

• Activation : Paramètres → « Réservations » — activez, puis réglez le délai minimum de réservation et le délai d’annulation gratuite.
• Côté cavalier : Portail → « Mes cours » → réserver / annuler.
• Une annulation tardive (sous le délai) décompte une séance ou facture le cours ; une annulation dans les temps est gratuite et rembourse un éventuel paiement Stripe.

Créez factures, devis et avoirs avec calcul automatique HT/TVA/TTC (taux 20, 10, 5,5 ou 0 %). L’envoi attribue un numéro séquentiel (FA-2026-0001…) et une empreinte numérique qui garantit que la facture n’a pas été modifiée après coup — une obligation légale anti-fraude à la TVA depuis 2018 — puis expédie le PDF par email. Un devis se transforme en facture en un clic ; un avoir annule une facture et désactive les cartes de cours liées. Les brouillons restent modifiables, les documents envoyés jamais. Exports comptables (journal des ventes, TVA, paiements, écritures) inclus. La réforme de la facturation électronique rendra la réception obligatoire à partir de septembre 2026 et l’émission à partir de septembre 2027 : HorsePlan n’émet pas de facture au format électronique normalisé et n’est pas une plateforme de dématérialisation partenaire. Les factures que vous éditez sont des PDF.

Comment s’en servir

• « Facture » ou « Devis » → choisissez le client → ajoutez des lignes libres ou depuis le catalogue.
• « Envoyer » : numérote, verrouille et expédie par email avec le PDF.
• Encaissement : « Marquer payée » (virement, chèque, espèces) — ou paiement en ligne par le client depuis son portail.
• Relances automatiques : J+3 et J+10 après échéance pour les factures en retard.
• Mode spécimen : pour tester sans consommer la numérotation officielle.

Le catalogue centralise vos tarifs : pension mensuelle, carte 10 séances, cours unitaire, adhésion annuelle, produits (foin, vermifuge…). Chaque prestation a un prix HT et un taux de TVA. Les paniers, cartes, adhésions et abonnements récurrents s’appuient dessus.

Comment s’en servir

• Page Prestations → « Nouvelle prestation » : nom, type, prix HT, TVA.
• Désactivez une prestation obsolète plutôt que de la supprimer (l’historique reste cohérent).

Le panier accumule tout ce qu’un client doit : cours pointés sans carte, produits consommés, soins facturés, inscriptions aux événements. En fin de mois, transformez le panier en facture — toutes les lignes y passent, le panier se vide.

Comment s’en servir

• « Ajouter une consommation » pour une vente ponctuelle (produit du catalogue, quantité, date).
• « Transformer en facture » → vérifiez le brouillon → « Envoyer ».

Vendez des cartes (ex. 10 séances) : la carte est créée avec la facture et créditée au paiement de celle-ci. À chaque cours pointé « présent », une séance est décomptée automatiquement.

Comment s’en servir

• Fiche du cavalier → « Vendre une carte » : choisissez la prestation carte et le nombre de séances.
• La carte s’active au paiement de la facture — pas avant.
• Le solde est visible sur la fiche du cavalier et sur son portail.

Suivez les adhésions annuelles (cotisation club) : chaque adhésion a une période de validité, une facture liée, et un statut (active, expire bientôt, expirée). Le tableau de bord alerte quand des adhésions expirent dans le mois.

Comment s’en servir

• Page Adhésions → « Nouvelle adhésion » : cavalier + prestation type Adhésion → la facture est créée en même temps.
• « Renouveler » sur une adhésion expirée crée la nouvelle période et sa facture d’un coup.

Créez des stages et concours (internes ou externes) avec frais d’inscription, options payantes (repas, location de cheval…) et engagements par épreuve pour les concours. Les cavaliers s’inscrivent depuis leur portail (paiement en ligne immédiat ou report sur la prochaine facture, selon votre réglage). Vous facturez les inscrits en lot : une facture par personne ou une ligne dans chaque panier. À la clôture d’un concours, les résultats sont enregistrés sur le carnet des chevaux.

Comment s’en servir

• Page Événements → « Nouvel événement » : type, dates, frais, options, date limite d’inscription.
• Inscrivez vous-même un cavalier ou laissez-le s’inscrire depuis son portail.
• « Facturer les inscrits » : sélectionnez, choisissez facture ou panier, validez.
• « Terminer l’événement » fige tout et enregistre les résultats de concours.

L’essai gratuit dure 14 jours. Ensuite, HorsePlan n’a qu’une seule formule : chevaux, membres et planning illimités, sans palier ni option payante. Le seul choix est celui du rythme de paiement — mensuel, ou annuel avec deux mois offerts. Le paiement et la résiliation passent par le portail sécurisé Stripe.

Comment s’en servir

• Paramètres → Abonnement → « Gérer la facturation » : le tarif en vigueur y est affiché, avec le paiement mensuel et le paiement annuel.
• « Gérer mon abonnement » ouvre le portail Stripe (carte, factures HorsePlan, résiliation).

Invitez votre équipe et vos clients par email : chacun reçoit un code valable 7 jours et crée son compte rattaché à votre écurie avec le bon rôle. Le Gérant gère tout ; le Moniteur gère planning, cavaliers et chevaux ; le Propriétaire et le Cavalier accèdent uniquement à leur portail personnel.

Comment s’en servir

• Page Membres → « Inviter » : email + rôle → le lien part par email (vous pouvez aussi copier le code).
• L’invitation n’est utilisable que par l’adresse email invitée.

Envoyez des emails à tout ou partie de vos clients : sélection par groupe ou rôle. L’éditeur met en forme votre message aux couleurs de l’écurie ; chaque envoi trace les livraisons et ouvertures. Un lien de désinscription est ajouté automatiquement (obligation légale) — les désinscrits sont exclus des campagnes suivantes.

Comment s’en servir

• Communication → « Nouvelle campagne » : objet, contenu, destinataires → « Envoyer » (ou gardez en brouillon).
• L’envoi se fait par vagues ; suivez livraisons/ouvertures sur la page de la campagne.

Activez une page publique (horseplan.fr/ecurie/votre-nom) présentant votre écurie : logo, couleur, message d’accueil, adresse. La couleur choisie habille aussi le portail de vos clients. Le contraste des textes est ajusté automatiquement pour rester lisible.

Comment s’en servir

• Paramètres → Personnalisation : logo (PNG/JPG, 2 Mo max), couleur, message (300 caractères), identifiant public.
• Activez « Page publique » pour la mettre en ligne ; désactivez-la à tout moment.

Pour démarrer sans tout resaisir : importez vos chevaux et cavaliers depuis un fichier Excel ou CSV. L’assistant fait correspondre vos colonnes aux champs HorsePlan, vérifie chaque ligne (SIRE, dates, doublons d’email) et vous montre un aperçu avant d’importer. Rien n’est enregistré tant que vous ne confirmez pas — et tout passe ou rien.

Comment s’en servir

• Paramètres → Import : téléchargez le modèle, remplissez-le (ou utilisez votre fichier existant).
• Associez les colonnes, corrigez les erreurs signalées (ou ignorez les lignes fautives), confirmez.
• Le propriétaire d’un cheval est rapproché par nom/prénom s’il existe déjà en cavalier.

Les propriétaires et cavaliers ont leur espace personnel : leurs chevaux (fiche et santé en lecture), leurs factures (consultation, PDF, paiement en ligne), leurs réservations de cours, les événements ouverts à l’inscription et leur profil (téléphone, contact d’urgence). Personne ne voit jamais les données d’un autre client.

Comment s’en servir

• « Mes chevaux » : fiche complète et historique santé de vos chevaux, en lecture.
• « Mes factures » : téléchargez le PDF, payez en ligne par carte les factures en attente.
• « Mes cours » : réservez ou annulez vos places (selon les règles fixées par l’écurie).
• « Événements » : inscrivez-vous aux stages et concours ouverts.
• « Mon profil » : tenez à jour téléphone et contact d’urgence — l’écurie en a besoin.